Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ quy định mới về pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân?
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, bảo vệ dữ liệu cá nhân đã trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc và yêu cầu quản trị quan trọng đối với doanh nghiệp. Pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng hoàn thiện, đặt ra các nghĩa vụ cụ thể, có thể kiểm tra và xử phạt trong suốt quá trình xử lý dữ liệu. Điều này buộc doanh nghiệp phải tiếp cận bảo vệ dữ liệu cá nhân như một bài toán quản trị rủi ro pháp lý, thay vì chỉ coi đây là vấn đề kỹ thuật đơn thuần.
Doanh nghiệp chịu tác động như thế nào từ các quy định mới?
Phạm vi điều chỉnh rộng và áp dụng xuyên suốt hoạt động kinh doanh
Pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân điều chỉnh hầu hết các hoạt động có liên quan đến việc thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ và xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm cả dữ liệu của khách hàng, đối tác, người lao động và các cá nhân có liên quan khác.
Đáng chú ý, nghĩa vụ tuân thủ không phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, mà phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có xử lý dữ liệu cá nhân hay không. Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ trung gian cũng có thể trở thành đối tượng chịu điều chỉnh nếu có liên quan đến dữ liệu cá nhân.
Trách nhiệm pháp lý chuyển từ “hình thức” sang “thực chất”
Các quy định mới thể hiện xu hướng chuyển từ tiếp cận mang tính hình thức sang tiếp cận dựa trên trách nhiệm giải trình. Doanh nghiệp không chỉ phải ban hành chính sách nội bộ, mà còn phải chứng minh được rằng các chính sách đó được triển khai và tuân thủ trên thực tế.
Trong trường hợp xảy ra vi phạm hoặc sự cố rò rỉ dữ liệu, doanh nghiệp có thể đối mặt với trách nhiệm hành chính, trách nhiệm dân sự, thậm chí ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và niềm tin của thị trường.
Doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu để tuân thủ hiệu quả?
Rà soát toàn diện hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là doanh nghiệp cần xác định rõ mình đang xử lý những loại dữ liệu cá nhân nào, với mục đích gì, thu thập từ đâu, lưu trữ trong bao lâu và chia sẻ cho những chủ thể nào.
Việc rà soát này giúp doanh nghiệp:
– Nhận diện các điểm rủi ro pháp lý tiềm ẩn;
– Phân biệt dữ liệu cá nhân thông thường và dữ liệu cá nhân nhạy cảm;
– Đánh giá sự phù hợp giữa mục đích xử lý dữ liệu và hoạt động kinh doanh thực tế.
Đây là nền tảng để xây dựng các biện pháp tuân thủ tiếp theo một cách có hệ thống.
Xây dựng và hoàn thiện chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân nội bộ
Doanh nghiệp cần ban hành bộ chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp với đặc thù hoạt động, bao gồm chính sách dành cho khách hàng, người lao động và các bên liên quan khác.
Các chính sách này cần thể hiện rõ:
– Nguyên tắc xử lý dữ liệu cá nhân;
– Quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu;
– Trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp;
– Quy trình xử lý khi có yêu cầu từ chủ thể dữ liệu hoặc khi xảy ra sự cố.
Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân không nên chỉ mang tính “đối phó”, mà cần được thiết kế như một phần của hệ thống quản trị nội bộ.
Đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc xử lý dữ liệu cá nhân
Quản lý sự đồng ý của chủ thể dữ liệu
Một trong những yêu cầu cốt lõi của pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân là việc xử lý dữ liệu phải có cơ sở pháp lý hợp lệ, trong đó phổ biến nhất là sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.
Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ cơ chế thu thập sự đồng ý, bảo đảm rằng:
– Sự đồng ý được thể hiện rõ ràng, minh bạch;
– Chủ thể dữ liệu được cung cấp đầy đủ thông tin trước khi đồng ý;
– Có cơ chế ghi nhận, lưu trữ và chứng minh sự đồng ý khi cần thiết.
Việc sử dụng các mẫu đồng ý chung chung hoặc mặc định có thể tiềm ẩn rủi ro không đáp ứng yêu cầu pháp lý mới.
Kiểm soát việc chia sẻ và chuyển dữ liệu cá nhân
Hoạt động chia sẻ dữ liệu cá nhân với bên thứ ba, đối tác hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ cần được kiểm soát chặt chẽ. Doanh nghiệp phải xác định rõ vai trò của mình là bên kiểm soát dữ liệu hay bên xử lý dữ liệu, từ đó thiết lập các thỏa thuận pháp lý phù hợp.
Đối với hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điều kiện và thủ tục theo quy định, bởi đây là lĩnh vực được cơ quan quản lý giám sát chặt chẽ.
Thiết lập biện pháp kỹ thuật và tổ chức để bảo vệ dữ liệu
Tăng cường an ninh thông tin và quản lý truy cập
Bảo vệ dữ liệu cá nhân không thể tách rời các biện pháp kỹ thuật. Doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp phù hợp để đảm bảo an toàn thông tin, bao gồm kiểm soát truy cập, phân quyền sử dụng dữ liệu, mã hóa và sao lưu dữ liệu khi cần thiết.
Việc phân định rõ ai được quyền tiếp cận dữ liệu cá nhân và trong phạm vi nào là yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro nội bộ.
Đào tạo nhân sự và nâng cao nhận thức tuân thủ
Yếu tố con người thường là điểm yếu lớn nhất trong bảo vệ dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo định kỳ cho người lao động, đặc biệt là các bộ phận thường xuyên tiếp xúc với dữ liệu cá nhân như kinh doanh, nhân sự, marketing và công nghệ thông tin.
Đào tạo không chỉ giúp giảm nguy cơ vi phạm, mà còn góp phần xây dựng văn hóa tuân thủ trong toàn bộ tổ chức.
Chuẩn bị cho tình huống vi phạm và kiểm tra của cơ quan quản lý
Xây dựng quy trình ứng phó sự cố dữ liệu cá nhân
Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn quy trình xử lý khi xảy ra sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân, bao gồm việc phát hiện, đánh giá mức độ ảnh hưởng, thông báo và khắc phục hậu quả.
Một quy trình ứng phó rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại pháp lý và duy trì niềm tin của khách hàng, đối tác.
Sẵn sàng cho hoạt động thanh tra, kiểm tra
Cơ quan quản lý có quyền kiểm tra việc tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh việc tuân thủ, bao gồm chính sách nội bộ, hồ sơ đồng ý, thỏa thuận với bên thứ ba và các báo cáo đánh giá rủi ro.
Sự chủ động và minh bạch trong tuân thủ sẽ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro xử lý vi phạm.
Tuân thủ dữ liệu cá nhân – lợi thế cạnh tranh trong dài hạn
Tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh người tiêu dùng và đối tác ngày càng quan tâm đến quyền riêng tư và an toàn thông tin.
Doanh nghiệp xây dựng được hệ thống bảo vệ dữ liệu cá nhân bài bản sẽ:
– Gia tăng uy tín và niềm tin của thị trường;
– Giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí xử lý sự cố;
– Nâng cao năng lực quản trị và tính bền vững trong dài hạn.
Trong giai đoạn pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân tiếp tục hoàn thiện và siết chặt thực thi, việc chủ động tuân thủ ngay từ sớm là lựa chọn chiến lược và cần thiết đối với mọi doanh nghiệp.
Xem thêm:
