English
Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện là công việc định kỳ hàng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới cơ quan cấp Giấy phép thành lập. Nếu như không thực hiện hoạt động này, Văn phòng đại diện có thể bị thu hồi Giấy phép.
Đọc thêm: Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của công ty nước ngoài
Đọc thêm: Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài mới nhất năm 2020
Mục lục
Căn cứ pháp lý về báo cáo hoạt động văn phòng đại diện
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
- Thông tư 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành
- Nghị định số 185/2013/NĐ-CP ngày 15/11/2013 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Luật Thương mại 2005 định nghĩa văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài còn được quy định trong Nghị định số 07/2016/NĐ-CP; Thông tư số 11/2016/TT-BCT và các văn bản pháp luật khác có liên quan. Pháp luật đưa ra các quy định sau về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện
Luật Thương mại 2005 quy định văn phòng đại diện của thương nhân không được thực hiện các hoạt động sau:
- Giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài;
- Khuyến mại hoặc thuê thương nhân khác thực hiện khuyến mại tại Việt Nam cho thương nhân mà văn phòng đại diện;
- Trực tiếp thực hiện hoạt động quảng cáo thương mại;
- Trực tiếp trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ của thương nhân mà văn phòng đại diện. Trừ việc trung bày, giới thiệu hàng hoá tại trụ sở của văn phòng.;
- Trực tiếp tổ chức, tham gia hội trợ, triển lãm thương mại;
Các trường hợp 1, 3, 4 và 5 nếu văn phòng đại diện được thương nhân uỷ quyền thì có thể ký kết hợp đồng với thương nhân khác cung cấp dịch vụ tương ứng để tiến hành công việc. Riêng đối với trường hợp 1 thì người được uỷ quyền phải là Trưởng văn phòng đại diện.
Lưu ý các quy định trên áp dụng với văn phòng đại diện của thương nhân Việt Nam lẫn thương nhân nước ngoài.
Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Khi nào thì văn phòng đại diện phải thực hiện báo cáo hoạt động?
- Trước ngày 30 tháng một của năm tiếp theo, mỗi văn phòng phải nộp báo cáo theo mẫu qui định về tình hình hoạt động của năm trước đó tới trụ sở của cơ quan cấp phép bằng hình thức nộp trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện.
- Văn phòng cũng phải nộp các báo cáo, tài liệu và giải trình khác liên quan đến tình hình hoạt động theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng. Mẫu báo cáo này Văn phòng đại diện phải lưu trữ tại trụ sở để phục vụ cho các hoạt động khi tiến hành gia hạn/ điều chỉnh giấy phép trong suốt quá trình hoạt động.
Nội dung chính của báo cáo mà văn phòng đại diện phải thực hiện
- Nhân sự của Văn phòng đại diện (bao gồm Trưởng đại diện và lao động làm việc tại Văn phòng đại diện);
- Lao động làm việc tại Văn phòng đại diện (tại thời Điểm báo cáo);
- Thay đổi lao động trong năm (chỉ báo cáo người vào làm việc và người chấm dứt làm việc tại Văn phòng đại diện);
- Hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Hoạt động thương mại (Hoạt động chủ yếu trong năm, kết quả hoạt động thực tế trong năm);
- Hoạt động trong các lĩnh vực khác (Xúc tiến thương mại…).
Những rủi ro khi không thực hiện báo cáo đúng quy định
- Việc nộp báo cáo trễ hạn có thể bị phạt lên đến 40 triệu đồng và ảnh hưởng đến việc xem xét gia hạn Giấy phép văn phòng và các thủ tục khác về sau đồng thời phải thực hiện nộp báo cáo bổ sung kèm theo.
- Điểm cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đó là cách trình bày nội dung của báo cáo hoạt động còn liên quan đến căn cứ để đối chiếu với việc khai báo lao động, khai – nộp và quyết toán thuế TNCN của từng nhân viên và trưởng văn phòng, nội dung và cách trình bày của các báo cáo này còn ảnh hưởng đến việc xem xét thời gian gia hạn giấy phép văn phòng trong những lần tiếp theo (một năm, hai năm hay năm năm).
Trên đây là những tư vấn của chúng tôi về việc Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Hi vọng bài viết đem lại những thông tin hữu ích cho Quý khách hàng.