English
Một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức quản lý chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động tuân thủ nguyên tắc, hạn chế những rủi ro không đáng có, kiểm soát được hoạt động kinh doanh, mang lại hiệu quả kinh doanh lớn. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng kiểm soát tốt các hoạt động kinh doanh của mình. Bài viết dưới đây , LNP chia sẻ với bạn một số yếu tố cần biết và cần làm rõ khi xây dựng một hệ thống quản lý phù hợp và áp dụng được vào thực tiễn tại doanh nghiệp
Mục lục
Kiểm soát hoạt động tuân thủ của doanh nghiệp là gì?
Kiểm soát nội bộ doanh nghiệp là một quá trình chịu sự chi phối của chủ thể quản lý với đối tượng bị quản lý, được thiết lập để đảm bảo nội quy của công ty nhằm đạt các mục tiêu như: hiệu quả của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính và việc tuân thủ các luật lệ và quy định.Đây là quá trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ở Việt Nam.
Các hoạt động kiểm soát hoạt động tuân thủ của doanh nghiệp
Nhà lãnh đạo và nhân viên cần nhận thức đúng vai trò của các cấp quản lý trong hoạt động tuân thủ
Đa số các cấp quản lý như trưởng phòng, trưởng nhóm,… coi việc kiểm soát nội bộ là công việc của chủ doanh nghiệp, của cấp trên, trên nữa và của bộ phận kiểm soát nội bộ. Họ mặc nhiên coi kiểm soát nội bộ là một sự “nhòm ngó”, “canh chừng” của ai đó đối với bản thân họ và công việc của họ, mục đích là để bảo vệ quyền lợi của người khác.
Điểm này sai, mục đích của việc kiểm soát hoạt động tuân thủ trước tiên và luôn luôn là để đảm bảo cho mọi hoạt động, mọi công việc của công ty được thực hiện một cách đúng đắn, làm đúng việc, đúng cách thức, đúng quy định, nhằm phòng ngừa và loại bỏ mọi rủi ro, cũng như khắc phục chúng kịp thời, không để xảy ra thiệt hại, hoặc tối thiểu hóa các rủi ro, thiệt hại. Hệ thống kiểm soát nội bộ, do đó, giúp ích cho tất cả mọi người, hỗ trợ họ làm việc thuận lợi và đúng đắn.
Bản thân người viết bài này khi còn là Giám đốc marketing của một ngân hàng đã gặp phải một câu chuyện cười ra nước mắt. Thông thường, các tài liệu marketing được các nhân viên khác viết, tôi chỉ làm nhiệm vụ xem xét và biên tập lại để loại bỏ các sai sót. Lần đó, số tài liệu phải viết quá nhiều, các nhân viên viết không xuể, nên tôi cũng tham gia viết. Tôi tự rà soát bài của mình rất kỹ và nhờ các bạn khác xem xét, biên tập lại. Kết quả, số tài liệu gặp phải sai sót nghiêm trọng khá nhiều và đều là những tài liệu do chính tôi viết. Bài học là đích thân mình làm việc chưa chắc đã không có sai sót, bất cứ ai làm việc gì cũng cần có sự kiểm soát từ người khác. Đó là lý do của nguyên tắc “4 mắt” kinh điển trong quản lý.
Điểm nữa là mọi người trong công ty đều có trách nhiệm đối với công việc kiểm soát. Họ phải phát hiện kịp thời các vấn đề, các sai sót trong công việc của mình và của những người có liên quan, cùng nhau thực hiện các biện pháp phòng ngừa, thực thi các xử lý những sai sót. Những sai lầm, thất trách dẫn tới sai sót, mất kiểm soát trước tiên phải được xem xét trách nhiệm của người trực tiếp, người quản lý cấp trên và những người có liên quan.
Quản lý doanh nghiệp theo một hệ thống chuẩn mực:
Để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, đội hình của công ty phải mạch lạc, rõ ràng. Vị trí của từng người, mối liên hệ của từng vị trí với người khác, vai trò và trách nhiệm của từng vị trí, từng bộ phận phải được quy định rõ. Đó là cơ cấu tổ chức. Một công ty không có cơ cấu tổ chức rõ ràng, hoặc là có một cơ cấu tổ chức rất đẹp, rất ngăn nắp, rất hoành tráng nhưng lại chẳng ăn nhập gì với thực tế hoạt động, thì đó là tai họa cho kiểm soát.
Kiểm soát hoạt động tuân thủ được các thông tin và có được báo cáo chính xác, kịp thời khi cần
Cần tổ chức hệ thống thông tin sao cho mọi hoạt động của từng cá nhân, từng bộ phận trong doanh nghiệp được ghi nhận một cách thích hợp, được báo cáo có hệ thống (nhất quán, đúng thời điểm).
Hệ thống thông tin cơ bản và quan trọng bậc nhất của doanh nghiệp là thông tin kế toán, vì đây là hệ thống được chuẩn mực hóa, có quy trình cập nhật và kiểm soát chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Tổ chức tốt hệ thống kế toán, quản lý chặt chẽ và tuân thủ đúng pháp luật việc vận hành hệ thống này sẽ giúp ích cơ bản cho việc kiểm soát nội bộ. Nhiều doanh nghiệp coi nhẹ kế toán, chủ yếu lo đối phó với thuế má, làm cho có, khai không đúng thông tin… ngoài việc rủi ro về mặt pháp lý, thì sẽ đối mặt với việc không có khả năng kiểm soát về sau.
Văn hóa tôn trọng và tuân thủ tuyệt đối “luật” trong doanh nghiệp
Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát tốt không đảm bảo bạn sẽ kiểm soát được công ty, nếu như mọi người đều tìm cách “lách” qua nó hoặc tránh né sự kiểm soát. Việc tuân thủ các quy định trong quản lý và hoạt động cần phải trở thành một thứ văn hóa, một giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, được tất cả mọi người từ trên xuống dưới coi trọng.
Văn hóa tuân thủ được xác lập và bồi dưỡng từ sự làm gương của tất cả các cấp quản lý, từ trên xuống.
Những sự vi phạm cần được phát hiện, ghi nhận và xử lý kịp thời. Không nên có thái độ xem nhẹ những vi phạm “nhỏ”. Những hành vi vô kỷ luật, cố tình vi phạm, mưu lợi riêng phải được xử lý không khoan nhượng. Tất cả những điều đó giúp truyền đi thông điệp về giá trị của sự tuân thủ trong tổ chức.
Đọc thêm: Những nội dung chủ yếu trong hoạt động kiểm soát rủi ro doanh nghiệp 2020
Hy vọng rằng với bài viết của chúng tôi sẽ giải quyết được những vướng mắc về việc Kiểm soát hoạt động tuân thủ của doanh nghiệp. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến sự việc bạn có thể liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty TNHH Tư vấn pháp lý LNP .