Những thủ tục pháp lý cần thiết khi thuê văn phòng mới nhất năm 2020

Hiện nay nhu cầu thuê và sử dụng văn phòng tại các thành phố lớn như Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh là rất lớn. Khách hàng thuê văn phòng chủ yếu là những doanh nghiệp vừa và nhỏ; chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của các doanh nghiệp. Với ưu điểm như chi phí rẻ, cơ sở vật chất ở mức nhất định mà thuê văn phòng phù hợp với khả năng của các công ty nhỏ và vừa. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý thủ tục pháp lý cần thiết khi thuê văn phòng.

>> Đọc thêm: Mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất năm 2020

Thủ tục pháp lý khi thuê và trả văn phòng

Bên đi thuê và bên cho thuê cần ký kết hợp đồng cho thuê văn phòng để phát sinh các quyền và nghĩa vụ với nhau. Theo đó bên đi thuê văn phòng có quyền sử dụng văn phòng và có nghĩa vụ trả tiền thuê hàng tháng cho bên cho thuê. Khi văn phòng được trả lại cũng là lúc các bên chấm dứt hợp đồng và hoàn thành nốt các nghĩa vụ với nhau. Tương tự như mọi quan hệ pháp lý, thuê văn phòng cũng có thời điểm phát sinh và kết thúc. Tương ứng với mỗi giai đoạn là các giấy tờ khác nhau mà các bên cần chuẩn bị:

– Hợp đồng thuê văn phòng, biên bản bàn giao văn phòng;

– Biên bản thanh ký hợp đồng (khi trả lại văn phòng);

– Phụ lục đi kèm hợp đồng (nếu có);

– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của bên cho thuê văn phòng.

Trong các giấy tờ nêu trên thì hợp đồng thuê văn phòng là quan trọng nhất và không thể thiếu khi đi thuê văn phòng.

Hợp đồng thuê văn phòng

Đây là văn bản ghi nhận những thoản thuận giữa bên đi thuê và bên cho thuê văn phòng. Hiện nay pháp luật không quy định cụ thể hợp đồng cho thuê văn phòng cần có những nội dung gì. Tuy nhiên do bản chất là việc thuê tài sản gắn với quyền sử dụng đất nên hợp đồng cho thuê văn phòng cần có những điều khoản sau

Địa điểm văn phòng cho thuê:

Đối tượng chính của hợp đồng là văn phòng mà bên thuê sẽ sử dụng trong suốt thời gian thuê. Vì vậy nếu văn phòng không được xác định cụ thể thì hợp đồng không thể được ký kết và có hiệu lực. Địa điểm của văn phòng cần xác định được 4 cấp gồm số nhà, đường, ngõ; xã, phường, thị trấn; quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tỉnh, thành phố.

Luật Nhà ở 2014 và Nghị định số 99/2015/NĐ-CP quy định căn hộ chung cư, nhà tập thể chỉ được dùng để ở, không được kinh doanh dưới mọi hình thức. Vì vậy căn hộ chung cư, nhà tập thể cũng không thể được sử dụng để làm văn phòng cho thuê. Bên đi thuê cần lưu ý vấn đề này vì địa chỉ văn phòng có thể đăng ký như địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Diện tích văn phòng cho thuê, cách tính giá thuê, phương thức thanh toán:

Diện tích văn phòng cho thuê cần được thoả thuận trong hợp đồng do là cơ sở để tính tiền thuê văn phòng hàng tháng. Đây cũng là điều khoản bảo vệ lợi ích của bên đi thuê văn phòng. Tránh trường hợp văn phòng khi bàn giao không đáp ứng điều kiện về diện tích như trong thoả thuận thuê.

Thông thường tiền thuê văn phòng được tính theo đơn vị mỗi mét vuông. Lưu ý diện tích sử dụng chung của toà nhà như hành lang, thang máy, cửa thoát hiểm, sảnh chính, V/v thường không được không được tính vào diện tích thuê văn phòng. Tuy nhiên một số trường hợp bên cho thuê có thể gộp cả các diện tích trên vào diện tích thuê nhằm tăng tiền thuê. Vì vậy bên đi thuê cần thoả thuận rõ trong hợp đồng nhằm bảo vệ quyền lợi của mình.

Tiền thuê văn phòng có thể được thanh toán theo từng tháng hoặc nhiều tháng. Việc thanh toán thực hiện thông qua giao tiền mặt trực tiếp hoặc qua chuyển khoản. Thời gian, phương thức thanh toán là những nội dung các bên có quyền thoả thuận với nhau trong hợp đồng thuê văn phòng.

Thời hạn cho thuê văn phòng:

Đây là nội dung không bắt buộc phải có trong hợp đồng cho thuê văn phòng. Trường hợp các bên không có thoả thuận thì hợp đồng cho thuê văn phòng là hợp đồng vô thời hạn. Hợp đồng chỉ kết thúc khi một bên thông báo trước cho bên còn lại về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng. Thông báo phải được lập thành văn bản và được gửi đến cho bên còn lại trước 30 ngày. Pháp luật cho phép các bên tự do thoả thuận thời hạn thông báo chấm dứt hợp đồng.

Trường hợp hợp đồng có thoả thuận về thời hạn cho thuê văn phòng thì cần có các nội dung sau

– Thời điểm bắt đầu thuê;

– Thuê trong vòng thời gian bao lâu;

– Thời điểm kết thúc việc thuê.

Các bên có thể thoả thuận điều khoản làm mới hợp đồng khi đến thời hạn thuê để tiếp tục việc thuê văn phòng.

Quyền, nghĩa vụ của bên thuê và bên cho thuê văn phòng:

Ngoài các quyền và nghĩa vụ cơ bản như: trả tiền thuê đầy đủ, đúng thời hạn; được toản quyền sử dụng văn phòng, V/v. Các bên có thể thoả thuận quyền và nghĩa vụ của bên còn lại để bảo vệ lợi ích của mình. Ví dụ bên cho thuê có thể yêu cầu bên thuê có nghĩa vụ giữ gìn, bảo vệ tài sản vật chất của văn phòng, bồi thường khi gây ra hư hại cho văn phòng. Bên đi thuê có thể thoả thuận yêu cầu bên cho thuê chịu chi phí sử dụng điện, nước, internet của văn phòng hàng tháng. Nhìn chung các thoả thuận quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng thuê văn phòng rất đa dạng trên thực tế.

Tại sao bạn nên sử dụng dịch vụ của chúng tôi?

Là Công ty chuyên về lĩnh vực sở hữu trí tuệ, doanh nghiệp, đầu tư. Chúng tôi tự hào mình là một trong những nhà cung cấp dịch vụ pháp lý hàng đầu Việt Nam.

Với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm, chúng tôi tin rằng mình sẽ làm hài lòng Quý khách bởi chất lượng dịch vụ của mình.

Qua những khâu tuyển chọn chặt chẽ và nghiêm khắc, mỗi một chuyên viên tư vấn pháp lý của chúng tôi đều là những người đã hỗ trợ cho hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ trên khắp cả nước, đáp ứng được kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế.

Hy vọng rằng với những tư vấn của chúng tôi sẽ giải quyết được những vướng mắc của Quý Khách về Những thủ tục pháp lý cần thiết khi thuê văn phòng mới nhất. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến sự việc, Quý khách hàng có thể liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty TNHH Tư vấn pháp lý LNP.

________________________________
Với kinh nghiệm 10 năm trong nghề, chúng tôi với đội ngũ Luật sư và chuyên viên tư vấn tự tin cung cấp dịch vụ pháp lý của mình đến khách hàng trên toàn quốc.
Liên hệ Luật sư tư vấn và hỗ trợ tất cả các Dịch vụ liên quan đến Sở hữu trí tuệ, Doanh nghiệp, Đầu tư:
LNP LAW
Địa chỉ: số 225A Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 02463292936
HOTLINE: 0832929912
Email: info@lnplegal.com