Quy trình giao kết hợp đồng điện tử với 3 bước chuẩn luật giao dịch điện tử
Hợp đồng điện tử trong thời đại số hiện nay đã trở thành một hình thức giao kết phổ biến trong mọi lĩnh vực: từ thương mại điện tử, dịch vụ tài chính, đến đầu tư, logistic và giáo dục. Với sự ra đời của Luật Giao dịch điện tử năm 2023, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024, khung pháp lý điều chỉnh việc xác lập, ký kết và thực hiện hợp đồng điện tử tại Việt Nam đã được cập nhật đáng kể, bảo đảm tính hiệu lực, giá trị pháp lý và khả năng áp dụng rộng rãi.
Bài viết dưới đây cung cấp quy trình 3 bước giao kết hợp đồng điện tử đúng pháp luật theo quy định mới nhất, kèm phân tích chi tiết từng bước dưới góc nhìn của luật sư.
Hợp đồng điện tử là gì?
Theo khoản 9 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử là:
“Hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật.”
Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Như vậy, hợp đồng điện tử là hình thức thể hiện thỏa thuận của các bên bằng phương tiện điện tử, có thể bao gồm email, hệ thống phần mềm, nền tảng số, website…
Quan trọng nhất, giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử được bảo đảm bởi Điều 6 Luật Giao dịch điện tử 2023:
“Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì lý do được thể hiện dưới dạng điện tử.”
Điều kiện để hợp đồng điện tử có hiệu lực
Để một hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý, cần hội đủ các điều kiện sau:
Điều kiện về chủ thể giao kết
Các bên phải có năng lực hành vi dân sự, và người giao kết phải được ủy quyền hợp pháp (nếu thay mặt tổ chức). Việc này được xác định thông qua chữ ký điện tử hoặc phương thức xác thực tương đương.
Điều kiện về nội dung và hình thức
Hợp đồng điện tử phải:
Có nội dung không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
Đáp ứng quy định về hình thức, nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu (ví dụ: phải lập thành văn bản, phải có chữ ký xác thực…).
Điều kiện về thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử
Theo Điều 21 và Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2023, để hợp đồng có giá trị:
Thông điệp dữ liệu phải có tính toàn vẹn (không bị sửa đổi ngoài ý muốn);
Phải truy cập và kiểm chứng được khi cần thiết;
Chữ ký điện tử gắn liền với chủ thể, đảm bảo xác định được người ký và nội dung ký.
Quy trình 3 bước chuẩn pháp luật để giao kết hợp đồng điện tử
Bước 1: Thiết lập và gửi nội dung hợp đồng điện tử
Bên đề nghị giao kết có trách nhiệm chuẩn bị nội dung hợp đồng. Hợp đồng có thể được thể hiện qua hệ thống phần mềm, nền tảng giao dịch, tài liệu PDF hoặc biểu mẫu trực tuyến.
Lưu ý pháp lý:
Cần thể hiện ý chí rõ ràng về việc giao kết;
Nội dung hợp đồng phải có thời gian hiệu lực của đề nghị, điều kiện thanh toán, trách nhiệm các bên…;
Đảm bảo hệ thống tạo hợp đồng ghi nhận lịch sử chỉnh sửa, thời điểm gửi để phục vụ kiểm chứng về sau.
Bước 2: Ký kết và xác thực thông tin qua chữ ký điện tử
Bên được đề nghị có thể đồng ý bằng cách ký điện tử hoặc thông qua các hình thức xác nhận như: email xác nhận, mã OTP, tài khoản định danh điện tử, chữ ký số công cộng (CA)…
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định:
“Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý như chữ ký tay nếu xác định được người ký, và có sự kiểm soát của người ký với nội dung.”
Do đó, việc sử dụng chữ ký số (CA) hay chữ ký điện tử xác thực qua nền tảng định danh như eKYC, chữ ký từ xa (remote signing) đều có thể hợp lệ nếu đáp ứng đủ điều kiện.
Bước 3: Lưu trữ, thực hiện và bảo đảm khả năng kiểm chứng hợp đồng
Sau khi được ký kết hợp lệ, hợp đồng điện tử cần được lưu trữ theo chuẩn định dạng số, đảm bảo:
– Không bị mất mát dữ liệu;
– Có thể truy cập, tra cứu khi cần giải trình trước cơ quan nhà nước hoặc khi có tranh chấp phát sinh;
– Hệ thống lưu trữ cần ghi nhận đầy đủ: ngày ký, nội dung hợp đồng, danh tính người ký, phiên bản hợp đồng.
Lưu ý với nhà cung cấp giải pháp số
Doanh nghiệp sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử nên lựa chọn nhà cung cấp có chứng nhận an toàn thông tin, đáp ứng quy định của pháp luật Việt Nam, và có thể tích hợp chữ ký số, OTP, định danh điện tử theo Luật Định danh và xác thực điện tử 2023.
Các trường hợp hợp đồng điện tử KHÔNG được chấp nhận
Không phải mọi giao dịch đều có thể thực hiện qua hợp đồng điện tử. Theo Điều 1 Luật Giao dịch điện tử 2023, các giao dịch sau đây bị loại trừ:
– Giấy tờ về chuyển nhượng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (trừ khi pháp luật đất đai cho phép);
– Văn bản về kết hôn, ly hôn, khai sinh, khai tử;
– Di chúc của cá nhân;
– Chuyển nhượng tài sản không qua hệ thống điện tử được Nhà nước chỉ định.
Do đó, trong các trường hợp nêu trên, hợp đồng vẫn cần được lập dưới hình thức truyền thống, có công chứng hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Đảm bảo giao kết hợp đồng điện tử hiệu quả, hợp pháp
Việc sử dụng hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng tính minh bạch và khả năng mở rộng giao dịch trên không gian số. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu lực pháp lý, các tổ chức, doanh nghiệp cần:
– Hiểu rõ quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023;
– Áp dụng quy trình giao kết đúng chuẩn: thiết lập, ký xác thực, lưu trữ;
– Sử dụng các giải pháp công nghệ đáng tin cậy để bảo vệ tính toàn vẹn và xác thực thông tin.
Đây là yêu cầu tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia và hội nhập pháp lý quốc tế, nhất là với các doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia hoặc cung cấp dịch vụ trên nền tảng kỹ thuật số.
Bài viết pháp lý khác có liên quan:
