Thành lập mới văn phòng đại diện ở Việt Nam

BY Legal Expert

Văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh là những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quyền thành lập mới văn phòng đại diện tại Việt Nam và ở nước ngoài. Việc thành lập văn phòng đại diện được thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định trong Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

Thế nào là văn phòng đại diện?

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Luật thương mại 2005 đưa ra định nghĩa văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Theo đó là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường, thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Từ các định nghĩa trên có thể thấy văn phòng đại diện có một số chức năng như:

– Thực hiện hoạt động của văn phòng liên lạc đối với doanh nghiệp;

– Thực hiện hoạt động nghiên cứu, thu thập thông tin và đánh giá nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, khách hàng và đối tác mới.

Có thể thấy chức năng của văn phòng đại diện rất khác biệt so với các đơn vị phụ thuộc khác như chi nhánh, địa điểm kinh doanh. Văn phòng đại diện không tiến hành hoạt động kinh doanh như địa điểm kinh doanh, không thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp như chi nhánh. Chính vì vậy văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh ký kết hợp đồng.

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích, nhiệm vụ và chức năng để lựa chọn loại hình đơn vị phụ thuộc phù hợp. Lưu ý pháp luật không quy định hạn chế số lượng văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong phạm vi hành chính của một địa phương.

Thành lập mới văn phòng đại diện

Trường hợp thành lập mới văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp thực hiện hồ sơ, thủ tục, trình tự đăng ký theo các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản pháp luật liên quan.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được quy định trong Nghị định số 78/2015/NĐ-CP gồm các giấy tờ sau

– Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Thực hiện theo mẫu tại Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.

Gồm các nội dung

+ Mã số doanh nghiệp thành lập mới văn phòng đại diện;

+ Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

+ Tên, địa chỉ văn phòng đại diện dự định thành lập;

+ Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện;

+ Thông tin đăng ký thuế;

+ Họ, tên; nơi cư trú; số CMND, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;

+ Họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thành lập mới văn phòng đại diện.

– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện tương ứng với loại hình doanh nghiệp

+ Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên;

+ Chủ sở hữu công ty, Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên với công ty TNHH một thành viên;

+ Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;

+ Các thành viên hợp danh với công ty hợp danh.

– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

– Bản sao hợp lệ CMND, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

Hồ sơ thành lập mới văn phòng đại diện tại Việt Nam của công ty được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số văn phòng đại diện.

Trường hợp văn phòng đại diện được đặt tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Lưu ý khác với thủ tục thành lập doanh nghiệp. Việc thành lập mới văn phòng đại diện không cần thực hiện thủ tục công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thông tin của văn phòng đại diện sẽ được tự đồng cấp nhập trên hệ thống dữ liệu của Cổng thông tin.

Phí, lệ phí thành lập văn phòng đại diện:

Thông tư số 47/2019/TT-BTC quy định mức thu lệ phí đăng ký cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là 50.000 đồng/lần. Trường hợp doanh nghiệp thực hiện đăng ký qua mạng điện tử thì được miễn lệ phí đăng ký.

Xem thêm: