Thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện

BY Legal Expert

Cá nhân thông qua quyết định bổ nhiệm của doanh nghiệp có thể trở thành người đứng đầu văn phòng đại diện. Người đứng đầu văn phòng đại diện có nhiệm vụ điều hành hoạt động hàng ngày của văn phòng. Cũng như các chức danh khác trong doanh nghiệp, người đứng đầu văn phòng đại diện có thể bị thay đổi. Hồ sơ, trình tự và thủ tục thảy đổi người đứng đầu văn phòng đại diện được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

Văn phòng đại diện là gì?

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Luật thương mại 2005 định nghĩa văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường, thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Từ các định nghĩa trên có thể thấy văn phòng đại diện có một số chức năng như:

– Thực hiện hoạt động của văn phòng liên lạc đối với doanh nghiệp;

– Thực hiện hoạt động nghiên cứu, thu thập thông nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, khách hàng và đối tác mới.
Có thể thấy chức năng của văn phòng đại diện rất khác biệt so với các đơn vị phụ thuộc khác như chi nhánh, địa điểm kinh doanh. Văn phòng đại diện không tiến hành hoạt động kinh doanh như địa điểm kinh doanh, không thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp như chi nhánh. Chính vì vậy văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh ký kết hợp đồng.

Pháp luật không quy định hạn chế số lượng văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong phạm vi hành chính của một địa phương. Vì vậy doanh nghiệp có quyền lập các văn phòng đại diện khác ở trong nước và nước ngoài.

Người đứng đầu văn phòng đại diện

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện có hai loại giấy tờ liên quan đến người đứng đầu văn phòng

– Thứ nhất, bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

– Thứ hai, bản sao hợp lệ CMND, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Từ quy định trên có thể thấy người đứng đầu văn phòng đại diện là cá nhân được bổ nhiệm thông qua quyết định của công ty có văn phòng đại diện. Từ đó phát sinh các quyền, nghĩa vụ tương ứng với văn phòng đại diện và công ty.

Hiện nay Luật Doanh nghiệp 2014 không có quy định cụ thể vể người đứng đầu văn phòng đại diện. Tuy nhiên dựa vào Luật Thương mại 2005 và Nghị định 76/2016/NĐ-CP có thể đưa ra được định nghĩa và đặc điểm của người đứng đầu văn phòng.

Cần lưu ý các văn bản này quy định về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

– Người đứng đầu chịu trách nhiệm về hoạt động của mình và văn phòng đại diện trong phạm vi uỷ quyền với thương nhân nước ngoài;

– Người đứng đầu văn phòng đại diện nếu thực hiện các hoạt động nằm ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài uỷ quyền thì phải chịu trách nhiệm;

– Người đứng đầu văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không được kiêm nghiệm

+ Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài uỷ quyền hoặc thương nhân nước ngoài khác;

+ Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

+ Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể được thay đổi thông qua quyết định bổ nhiệm người đứng đầu mới của doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện:

Căn cứ các quy định về hồ sơ đăng lý hoạt động văn phòng đại diện và hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký văn phòng đại diện quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và Nghị định số 78/2015/NĐ-CP. Hồ sơ thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện gồm các giấy tờ sau:

– Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Thực hiện theo Phụ lục II-13 ban hành kèm theo Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT. Thông báo gồm các nội dung:

+ Tên, mã số doanh nghiệp có đơn vị phụ thuộc đăng ký thay đổi;

+ Tên, mã số văn phòng đại diện thay đổi người đứng đầu;

+ Nội dung đăng ký thay đổi văn phòng đại diện;

– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu mới văn phòng đại diện;

– Bản sao hợp lệ CMND, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu mới văn phòng đại diện.

Thủ tục đăng ký thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện:

01 bộ hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện được nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Khi nhận được hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận có ghi ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày hẹn trả kết quả. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm:

– Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ;

– Thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

– Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong đó thông tin của người đứng đầu văn phòng đã được sửa đổi;

– Trường hợp doanh nghiệp đăng ký có yêu cầu. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện.

Xem thêm: