Văn phòng đại diện: Dịch vụ thay đổi thông tin

BY Legal Expert

Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc được doanh nghiệp lập nên nhằm mục đích tìm hiểu thị trường, xúc tiến quan hệ với khách hàng và đối tác khác. Do là đơn vị trực thuộc nên văn phòng đại diện có tên riêng, địa chỉ văn phòng, con dấu, người đứng đầu, V/v. Cũng như doanh nghiệp văn phòng có quyền thay đổi thông tin văn phòng đại diện với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thế nào là văn phòng đại diện?

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Luật thương mại 2005 đưa ra định nghĩa văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Theo đó là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường, thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Từ các định nghĩa trên có thể thấy văn phòng đại diện có một số chức năng như:

– Thực hiện hoạt động của văn phòng liên lạc đối với doanh nghiệp;

– Thực hiện hoạt động nghiên cứu, thu thập thông tin và đánh giá nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, khách hàng và đối tác mới.

Có thể thấy chức năng của văn phòng đại diện rất khác biệt so với các đơn vị phụ thuộc khác như chi nhánh, địa điểm kinh doanh. Văn phòng đại diện không tiến hành hoạt động kinh doanh như địa điểm kinh doanh, không thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp như chi nhánh. Chính vì vậy văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh ký kết hợp đồng.

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích, nhiệm vụ và chức năng để lựa chọn loại hình đơn vị phụ thuộc phù hợp. Lưu ý pháp luật không quy định hạn chế số lượng văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong phạm vi hành chính của một địa phương.

Các thông tin văn phòng đại diện có thể thay đổi:

Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản pháp luật liên quan quy định việc thành lập văn phòng đại diện cần tuân thủ hồ sơ, trình tự thủ tục theo quy định của pháp luật. Khi có sự thay đổi, cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Thay đổi thông tin được tiến hành khi có thay đổi các nội dung sau:

– Thay đổi địa chỉ;

– Thay đổi mẫu con dấu, số lượng con dấu;

– Thay đổi nội dung, phạm vi hoạt động;

– Thay đổi người đứng đầu.

Hồ sơ, thủ tục thay đổi thông tin văn phòng đại diện:

Hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động gồm các giấy tờ:

– Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động. Thực hiện theo mẫu tại Phụ lục II-3 ban hành kèm theo Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;

– Trường hợp doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư thì thêm Giấy đề nghị bổ sung, cập nhập thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư. Thực hiện theo mẫu tại Phụ lục II-9 ban hành kèm theo Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;

Trường hợp thay đổi mẫu/số lượng con dấu thì hồ sơ gồm:

– Thông báo mẫu con dấu;

– Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu. Thực hiện theo mẫu tại Phụ lục II-10 ban hành kèm theo Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.

Hồ sơ thay đổi thông tin được doanh nghiệp gửi đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chính. Trường hợp trụ sở văn phòng đại diện chuyển sang tỉnh, thành phố trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký thì hồ sơ được gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến.

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp trực tuyến trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Phòng Đăng ký kinh doanh thay đổi thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp doanh nghiệp có yêu cầu thì Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động.

Dịch vụ thay đổi thông tin văn phòng đại diện:

Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi thông tin văn phòng đại diện có thể sử dụng các dịch vụ do La Défense cung cấp. Gồm

– Tư vấn sơ bộ, giải đáp thắc mắc của khách hàng về thay đổi thông tin;

– Tiếp nhận thông tin, hồ sơ do khách hàng cung cấp;

– Soạn thảo hồ sơ tương ứng với nội dung thay đổi;

– Nộp hồ sơ, thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tại cơ quan có thẩm quyền;

– Nhận kết quả, đại diện khách hàng giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Xem thêm: