Văn phòng đại diện: Kê khai thuế, báo cáo tài chính

BY Legal Expert

Văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh là những đơn vụ phụ thuộc của doanh nghiệp. Pháp luật quy định doanh nghiệp có quyền nhiều văn phòng đại diện trong cùng một địa phương. Mục đích của văn phòng đại diện là nơi liên lạc, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường. Do là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp mà văn phòng đại diện cần lưu ý vấn đề kê khai, nộp thuế.

Thế nào là văn phòng đại diện?

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Luật thương mại 2005 đưa ra định nghĩa văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại vViệt Nam. Theo đó là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường, thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Từ các định nghĩa trên có thể thấy văn phòng đại diện có một số chức năng như:

– Thực hiện hoạt động của văn phòng liên lạc đối với doanh nghiệp;

– Thực hiện hoạt động nghiên cứu, thu thập thông tin và đánh giá nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, khách hàng và đối tác mới.

Có thể thấy chức năng của văn phòng đại diện rất khác biệt so với các đơn vị phụ thuộc khác như chi nhánh, địa điểm kinh doanh. Văn phòng đại diện không tiến hành hoạt động kinh doanh như địa điểm kinh doanh, không thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp như chi nhánh. Chính vì vậy văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh ký kết hợp đồng.

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích, nhiệm vụ và chức năng để lựa chọn loại hình đơn vị phụ thuộc phù hợp. Lưu ý pháp luật không quy định hạn chế số lượng văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong phạm vi hành chính của một địa phương.

Kê khai thuế, báo cáo tài chính của văn phòng đại diện

Kế khai thuế, báo cáo tài chính của văn phòng đại diện được thực hiện theo quy định tại

– Công văn số 1279/TCT-CS ngày 04 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục thuế về lệ phí môn bài;

– Công văn số 1056/CT-TTHT ngày 08 tháng 2 năm 2017 của Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh về kê khai nộp thuế của văn phòng đại diện.

Lệ phí môn bài:

Lệ phí môn bài là thuế trực thu hàng năm đánh vào tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ. Nghị định số 139/2016/NĐ-CP quy định các đối tượng phải nộp lệ phí môn bài gồm: doanh nghiệp; chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh; cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình; V/v.

Thuế môn bài được thu mỗi năm một lần và mức thu được tính theo mức vốn điều lệ ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó

– Vốn điều lệ từ 10 tỷ đổng trở xuống có mức thuế môn bài 2 triệu đồng/năm;

– Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng có mức thuế môn bài 3 triệu đồng/năm;

– Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có mức thu lệ phí môn bài là 1 triệu đồng/năm.

Tuy nhiên không phải trường hợp nào văn phòng đại diện cũng có hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đây sẽ là tiêu chí để xác định văn phòng đại diện có cần nộp lệ phí môn bài hàng năm hay không. Theo Công văn số 1279/TCT-CS của Tổng cục thuế về lệ phí môn bài

– Trường hợp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài;

– Trường hợp không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

Việc khai lệ phí môn bài được thực hiện theo Thông tư số 302/2016/TT-BTC theo đó:

– Doanh nghiệp có văn phòng đại diện kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh thì thực hiện nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp;

– Doanh nghiệp có văn phòng đại diện ở khác địa phương cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở chính thì hơ sơ khai lệ phí môn bài của văn phòng đại diện được nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện đó.

Thuế thu nhập doanh nghiệp:

Thuế thu nhập doanh nghiệp đánh vào thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ và các thu nhập khác của công ty. Mức thuế thu nhập doanh nghiệp hiện nay ở Việt Nam là 20%. Doanh nghiệp thuộc trường hợp được hưởng ưu đãi thuế thu nhập thì được hưởng mức thuế xuất từ 10 đến 20%.

Thông tư số 151/2014/TT-BTC quy định khai thuế thu nhập doanh nghiệp với văn phòng đại diện:

– Trường hợp văn phòng đại diện hạch toán độc lập thì hồ sơ khái thuế thu nhập doanh nghiệp được nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện đó;

– Trường hợp văn phòng đại diện có chế độ hạch toán phụ thuộc thì văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế. Doanh nghiệp có trách nhiệm khai thuế thu nhập doanh nghiệp tập trung tại trụ sở trong đó gồm cả phần phát sinh tại đơn vị trực thuộc.

Thuế thu nhập cá nhân:

Thuế thu nhập cá nhân là thuế trực thu đánh vào thu nhập của người nộp sau khi đã trừ các thu nhập miễn thuế và giảm trừ gia cảnh. Các thu nhập phải chịu thuế gồm tiền lương, tiền công; thu nhập từ kinh doanh; chuyển nhượng bất động sản; trúng thưởng; V/v. Lưu ý thuế thu nhập cá nhân chỉ áp dụng với những người có thu nhập thuộc dạng cao trong xã hội (9 triệu đồng/tháng sau khi trừ các khoản giảm trừ, miễn thuế). Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế từ tiền lương và nộp thay cho người lao động.

Công văn số 1056/CT-TTHT của Cục thuế TP. Hồ Chí Minh quy định

– Công ty trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện thì công ty có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân tập trung tại công ty;

– Trường hợp văn phòng đại diện trực tiếp chi trả lương cho người lao động thì văn phòng có trách nhiệm thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý văn phòng.

Thuế giá trị gia tăng:

Thuế giá trị gia tăng hay VAT là thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Lưu ý thuế giá trị gia tăng chỉ áp dụng đối với phần giá trị tăng thêm mà không phải toàn bộ giá trị của hàng hoá, dịch vụ. Đặc trưng của thuế giá trị gia tăng là thuế gián thu, được công vào giá bán khi hàng hoá đến tay người tiêu dùng.

Do đặc điểm này mà người tiêu dùng là người chịu thuế nhưng doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh lại là người nộp thuế giá trị gia tăng.

Công văn số 1056/CT-TTHT của Cục thuế TP. Hồ Chí Minh quy định về thuế giá trị gia tăng của văn phòng đại diện như sau:

– Trường hợp văn phòng đại diện không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì thuế giá trị gia tăng được kê khai tập trung tại trụ sở chính của doanh nghiệp;

– Trường hợp doanh nghiệp có văn phòng đại diện ở tỉnh khác nơi có địa chỉ trụ sở chính thì hồ sơ kê khai thuế giá trị gia tăng được nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đó.

Lưu ý đối với các hoá đơn đầu vào liên quan đến chi phí hoạt động của văn phòng đại diện (mang tên, mã số thuế của văn phòng). Thì doanh nghiệp có thể kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng nếu đáp ứng các điều kiện khấu trừ thuế theo quy định.

Xem thêm: