English
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp (Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh).
> Đọc thêm: Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại thành phố Hà Nội
Mục lục
1.Các yếu tố cơ bản của Văn phòng đại diện
1.1 Bộ máy quản lý
– Bộ máy quản lý và nhân sự của Văn phòng đại diện do thương nhân nước ngoài quyết định.
– Việc sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện, phải thực hiện theo quy định pháp luật về lao động và phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
1.2 Trụ sở
– Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
– Địa điểm trụ sở không được cho mượn, cho thuê lại
1.3 Tên văn phòng đại diện
– Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
– Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện và cụm từ “ ” đối với .
– Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện, .
1.4 Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
1.5 Chế độ báo cáo hoạt động
– Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện, có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
– Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
1.6 Người đứng đầu
– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
– Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
a) Người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
b) Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
c) Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
d) Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
2. Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện
2.1 Quyền cơ bản
- Hoạt động theo mục đích, trong phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập.
- Thuê văn phòng, thuê và mua sắm các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động của văn phòng.
- Tuyển dụng nhân viên Việt Nam và người nước ngoài làm việc theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Có con dấu mang tên theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Mở tài khoản bằng ngoại tệ hoặc bằng đồng Việt Nam tại các ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng các tài khoản này để hoạt động.
Các vấn đề cần lưu ý
- Về lý thuyết, lựa chọn 1, công ty mẹ có thể trả trực tiếp cho các nhà cung cấp Việt Nam về các khoản chi phí của văn phòng nhưng có thể phải trả tiền khấu trừ thuế cho mỗi giao dịch và nhiều khoản phí ngân hàng quốc tế khác
- Lựa chọn tốt hơn là chuyển một khoản ngân sách hàng tháng vào tài khoản ngân hàng địa phương của văn phòng đại diện và văn phòng sẽ trả cho các nhà cung cấp với mức phí của ngân hàng địa phương mà không khấu trừ thuế.
- Sau mỗi 3 đến 5 năm hoạt động văn phòng, cục thuế sẽ yêu cầu văn phòng cung cấp các bản sao kê ngân hàng, sổ tiền mặt, các chứng từ hợp pháp để kiểm tra dựa trên luật thuế và các quy định về chống rửa tiền. Nếu sử dụng lựa chọn 1, các văn phòng đại diện sẽ phải đối mặt với một số khó khăn trong việc cung cấp hồ sơ thanh toán.
- Theo quy định mới, từ ngày 1/3/2018, văn phòng đại diện nước ngoài sẽ không được phép mở tài khoản ngân hàng địa phương trực tiếp nhưng có thể thay đổi tài khoản cá nhân hoặc ủy quyền cho một người làm chủ tài khoản (theo giấy uỷ quyền
2.2 Nghĩa vụ cơ bản của Văn phòng đại diện nước ngoài
- Không trực tiếp tiến hành các hoạt động sinh lợi ở Việt Nam.
- Tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi được luật pháp cho phép.
- Không ký kết hợp đồng, không sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã được ký kết bởi thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp trưởng đại diện có giấy uỷ quyền hợp lệ của thương nhân nước ngoài hoặc trường hợp đặc biệt khác.
- Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam. Báo cáo về hoạt động của văn phòng theo luật Việt Nam.
Hy vọng rằng với bài viết của chúng tôi sẽ giải quyết được những vướng mắc về của Quý khách hàng về Quyền, nghĩa vụ cơ bản của Văn phòng đại diện theo quy định hiện hành. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến sự việc bạn có thể liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty TNHH Tư vấn pháp lý LNP.